Plano de classificação

Forma Autorizada do Nome:Núcleo de Expediente e Atendimento [2022 - ...]Tipo de Entidade:Pessoa ColectivaFormas Paralelas do Nome:NEADatas de Existência/Actividade:2022-05-06Funções, Ocupações e Actividades:Assegurar a receção, registo e distribuição pelos órgãos e serviços municipais dos documentos entrados no Município, bem como garantir a distribuição e expedição de toda a correspondência.Registar e encaminhar, de acordo com as diretivas e normas de gestão documental, todos os documentos e requerimentos apresentados, qualquer que seja o meio utilizado, garantindo sempre o conhecimento atempado e eficaz do seu curso e estado.Receber, tratar e responder a pedidos de informação, assegurando o tratamento das solicitações que possam ser de imediato respondidas.Proceder ao acolhimento e atendimento dos cidadãos em geral, de entidades e agentes económicos em particular, bem como à receção dos pedidos através dos canais de comunicação existentes.Implementar um atendimento multicanal integrado, operacionalizando o atendimento digital, presencial, postal, eletrónico e telefónico e criando e desenvolvendo canais complementares de atendimento não presencial, constituindo-se interlocutor principal no contacto com o munícipe, empresa ou empresário.Assegurar a gestão de Espaços Cidadão, e Lojas de Cidadão, no âmbito das atribuições e competências que vierem a ser cometidas ao Município.Gerir os postos de atendimento municipal.Articular com as unidades orgânicas competentes novas formas simplificadas de atendimento, tendo em vista uma relação personalizada e qualificada.Proceder a operações de cobrança de taxas e outras receitas municipais, no âmbito do atendimento municipal.Assegurar a publicação e divulgação de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, despachos e ordens de serviço.Arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, despacho, ordens de serviço, contratos e protocolos.Emitir os certificados de residência dos cidadãos da União Europeia.Gerir os arquivos municipais, designadamente recolhendo, conservando, organizando e fornecendo os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e acumulados por processo natural, de forma organizada e seriada e em qualquer época pelo Município.Colaborar na dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental.Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, com interesse histórico para o Município, e promover a sua aquisição ou doação para o arquivo municipal.Realizar e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos.Recolher os documentos produzidos por outras instituições já extintas, cujas funções a Câmara Municipal tenha assumido ou que tenham sido, por qualquer motivo, colocadas à sua guarda, mesmo que produzidos por uma pessoa física ou outra instituição pública ou privada.Gerir de forma integrada o arquivo administrativo e corrente, assegurando o acesso à documentação arquivada em condições de segurança e rapidez.Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos.Organizar e gerir de forma integrada o arquivo estático do Município, assegurando a conservação e acesso à documentação arquivada nas convenientes condições de segurança e prontidão.Efetuar o atendimento aos utentes municipais em todas as suas vertentes (acolhimento, receção de documentos, informações, gestão das reclamações e sugestões, cobranças, etc.).Promover a informação ao consumidor, nomeadamente em relação à defesa dos seus direitos e promovendo o recurso à mediação de conflitos, bem como colaborar com entidades e associações de defesa do consumidor.Coordenar no processo de definição, implementação, manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma NP EN ISO 9001 -2008 a aplicar nos serviços municipais.Garantir, no âmbito do SGQ, a realização de auditorias internas aos serviços e processos, bem como às aplicações informáticas, de acordo com o programa anual de auditorias aprovado, bem como verificar a implementação das ações corretivas decorrentes dos Relatórios das auditorias realizadas.Assegurar e otimizar os recursos necessários à efetiva implementação e melhoria do SGQ e desenvolver parcerias entre os Serviços e destes com as partes interessadas.Melhorar continuamente a eficácia do SGQ, apostando na modernização dos serviços prestados, na melhoria contínua dos processos, nas práticas de trabalho e na simplificação dos procedimentos, conducentes a resultados adequados aos requisitos, necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, e em permanente diálogo entre os serviços e clientes.Entrada de Autoridade Relacionada:Nome: Departamento de Administração GeralTipo de relação: HierárquicaData Inicial: 2022-05-06Estatuto:Em elaboraçãoNível de Detalhe:ParcialIdioma/Escrita:PortuguêsFontes e Bibliografia:2022 - Modelo de Organização dos Serviços do Município de Espinho, Aviso N.º 9270-C/2022 publicado no Diário da República, 2.ª série — N.º 88 — 6 de maio de 2022
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